KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

_______________________________________________

SURAT PEKELILING KETUA SETIAUSAHA
BILANGAN 1 TAHUN 2008
_______________________________________________

PELAKSANAAN SISTEM PENILAIAN PRESTASI
PENGURUSAN KEWANGAN (SISTEM 3PK)
DI KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

TUJUAN

1. Surat Pekeliling ini bertujuan untuk memaklumkan tanggungjawab yang perlu dilakukan oleh semua Pusat Tanggungjawab (PTJ) di Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) bagi mengemaskini maklumat pengurusan kewangan melalui Sistem Penilaian Prestasi Pengurusan Kewangan KKM (Sistem 3PK).

LATAR BELAKANG

2. Jabatan Audit Negara telah memperkenalkan sistem rating yang berlandaskan accountability index dan meminta semua Pegawai Pengawal agar lebih gigih mengatasi kelemahan pengurusan kewangan serta memastikan ianya dikendalikan mengikut undang-undang dan peraturan yang telah ditetapkan.
3.  Sehubungan dengan itu, Kementerian Kesihatan Malaysia melalui Bahagian Teknologi Maklumat dan Komunikasi (BTMK) dan Cawangan Audit Dalam telah membangunkan satu sistem web-based yang dinamakan Sistem 3PK bagi tujuan tersebut.
4. Sistem 3PK adalah sebuah aplikasi yang dibangunkan untuk membantu kementerian memantau dan menilai prestasi kewangan disetiap PTJ dan seterusnya terhadap  KKM secara keseluruhannya.

SISTEM PENILAIAN PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN KKM

5. Sistem Penilaian Prestasi Pengurusan Kewangan KKM ini dapat membantu aktiviti pemantauan dan penilaian prestasi pengurusan kewangan di setiap Bahagian, Jabatan dan PTJ dalam KKM mengikut sistem rating yang berlandaskan accountability index yang telah disediakan oleh Jabatan Audit Negara.
6. Melalui pelaksanaan sistem rating ini, prestasi pengurusan kewangan setiap Bahagian/Jabatan/PTJ dinilai berdasarkan kepada tahap pematuhan terhadap undang-undang dan peraturan kewangan/pentadbiran berhubung dengan kriteria-kriteria berikut:


(a) Kawalan Pengurusan
(b) Kawalan Bajet Mengurus
(c) Kawalan Bajet Pembangunan
(d) Kawalan Perbelanjaan
(e) Kawalan Terimaan
(f) Pengurusan Kumpulan Wang/Akaun Amanah dan Deposit
(g) Pengurusan Aset

7. Bagi setiap kriteria di atas, terdapat soalan-soalan yang perlu dijawab oleh setiap PTJ.  Penilaian dibuat berdasarkan markah yang diperolehi mengikut tahap pematuhan kepada undang-undang dan peraturan kewangan/pentadbiran seperti berikut:

TAHAP	MARKAH	PENJELASAN
CEMERLANG	90% - 100%	Mematuhi sekurang-kurangnya 90% undang-undang dan peraturan.
BAIK	70% - 89%	Mematuhi antara 70% hingga 89% undang-undang dan peraturan.
MEMUASKAN	50% - 69%	Mematuhi antara 50% hingga 69% undang-undang dan peraturan.
KURANG MEMUASKAN	0% - 49%	Mematuhi antara 0% hingga 49% undang-undang dan peraturan.

8. Bahagian/Jabatan/PTJ yang mencapai tahap cemerlang boleh dijadikan benchmark/role model dari segi akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan kewangan oleh Bahagian/Jabatan/PTJ lain.
9. Dalam sistem ini, setiap PTJ akan mempunyai 2 peranan pengguna iaitu:
(a) Data Entry – Menjawab soalan-soalan secara on-line mengikut tempoh penilaian yang ditetapkan.

(b) Verifier – Membuat pengesahan terhadap jawapan sebelum dihantar secara on-line yang terdiri daripada ketua jabatan.
10. Aliran kerja sistem adalah seperti berikut:
(a) PTJ menjawab soalan-soalan penilaian prestasi pengurusan kewangan (mengikut tempoh penilaian yang ditetapkan) secara on-line.

(b) Sistem akan mengira markah secara automatik dan memberikan peratusan dan rating PTJ tersebut.

(c) Pemantauan prestasi oleh KSU/Cawangan Audit Dalam dalam bentuk Dashboard dan Laporan.

TEMPOH PENILAIAN PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN KKM

11. Pada masa ini, KKM mempunyai 514 PTJ yang menjalankan Pengurusan Kewangan berdasarkan kuasa yang telah diperuntukkan mengikut peringkat PTJ iaitu PTJ1, PTJ2 dan PTJ3.
12. Semua PTJ di bawah Kementerian Kesihatan Malaysia adalah diwajibkan untuk menjawab semua soalan yang disediakan dalam Sistem Penilaian Prestasi Pengurusan Kewangan KKM ini mengikut tempoh yang ditetapkan seperti berikut:



BIL.	TEMPOH PENILAIAN	TEMPOH UNTUK MENJAWAB SOALAN
1.	Setengah Tahun Pertama (Januari - Jun)	1 Julai hingga 31 Julai
2.	Setengah Tahun Ke Dua (Julai - Disember)	1 Januari hingga 31Januari tahun berikutnya

KEBERKESANAN PELAKSANAAN SISTEM

13. Kejayaan dan keberkesanan sistem ini adalah bergantung penuh kepada keikhlasan dan ketepatan jawapan yang diberikan.  Oleh itu, semua ketua PTJ hendaklah memastikan ketepatan maklumat dan bertanggungjawab penuh terhadapnya. 

PEMANTAUAN

14. Cawangan Audit Dalam Kementerian Kesihatan akan bertanggungjawab memastikan perlaksanaan dan pematuhan pekeliling ini.

TARIKH KUATKUASA

15. Surat Pekeliling ini berkuat kuasa mulai 1 Julai  2008.

PERTANYAAN

16. Sebarang pertanyaan mengenai Surat Pekeliling ini bolehlah dirujuk kepada:


(a) Berkaitan soalan/jawapan penilaian
Cawangan Audit Dalam
No. Telefon : 03 - 8883 2162

(b) Berkaitan sistem aplikasi dan rangkaian
Bahagian Teknologi Maklumat dan Komunikasi
Helpdesk BTMK : 03 - 8883 3883

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

(DATO’ SRI DR. HJ. MOHD NASIR BIN MOHD ASHRAF)
Ketua Setiausaha
Kementerian Kesihatan Malaysia

Tarikh:   30  Jun 2008